Vedtægter
1§ - Navn
Stk. 1
Foreningens navn er "Espergærde Rollespilsforening", med hjemsted i Espergærde, Helsingør Kommune.
Stk. 2
Foreningens forkortede navn er "ERF".
2§ - Formål
Stk. 1a
Foreningens formål er at give interesserede rollespillere mulighed for at møde andre med samme interesse til hyggeligt og udfordrende samvær samt, gennem diverse relevante aktiviteter, at fremme medlemmernes glæde og interesse for deres hobby.
Stk. 1b
Desuden at udbrede kendskabet til rollespil, styrke folkeoplysningen og dermed medlemmernes evne og lyst til at tage ansvar for eget liv og til at deltage aktivt og engagerende i samfundet.
Stk. 2
Foreningen varetager interesserne på et almennyttigt grundlag.
3§ - Medlemmer
Stk. 1
Bestyrelsen fastsætter optagelses krav for optagelse i foreningen.
Stk. 2
Optagelse af børn under 18 år som medlemmer af foreningen kræver samtykke af forældre eller værge.
Stk. 3
Et medlem, der er i kontingentrestance til foreningen, kan udelukkes fra foreningens aktiviteter.
Stk. 4
Bestyrelsen består af minimum tre medlemmer. Forperson, Næstforperson, og Kassér. Bestyrelsen kan maksimalt bestå af i alt 10 medlemmer.
4§ - Kontingent
Stk. 1
Kontingentets størrelse og struktur fastsættes på foreningens årlige generalforsamling.
Stk. 2
Kontingentet opkræves helårligt i Januar med betaling inden generalforsamlingen.
Stk. 3
Medlemmer der indmelder sig efter 1. August betaler det til enhver tid gældende kontingent delt med 2.
5§ - Medlemsforpligtelser
Stk. 1
Ethvert medlem er forpligtet til at overholde de for foreningen til enhver tid gældende vedtægter og skal desuden under udøvelsen af sine aktiviteter i foreningen udvise sømmelig og tilbørlig opførsel. Medlemmerne skal desuden efterkomme henstillinger fra bestyrelsen og overholde ordensreglerne.
Stk. 2
Såfremt der opstår uoverensstemmelse mellem medlemmerne indbyrdes eller mellem medlemmer og bestyrelse, kan disse indbringes for bestyrelsen, som har den endelige afgørelse.
Stk. 3
Såfremt et medlem overtræder sine forpligtelser iflg. §5 Stk. 1 kan forholdet indbringes for bestyrelsen, som afgør sagen. Bestyrelsen kan udelukke et medlem for en kortere eller længere periode.
6§ - Udmeldelse og eksklusion
Stk. 1
Til gyldig udmeldelse kræves, at den sker skriftligt til bestyrelsen og, at det pågældende medlem har betalt sin kontingent frem til den dag hvorfra udmeldelsen har virkning. Medlemmet har krav på en skriftlig bekræftelse.
Stk. 2
Når et medlem er i kontingentrestance ud over 2 måneder kan bestyrelsen med mindst 8 dages varsel ekskludere vedkommende.
Stk. 3
Ingen, der er udelukket af foreningen på grund af kontingentrestance, kan optages på ny som medlem før vedkommende har betalt sin gæld.
Stk. 4a
I øvrigt kan bestyrelsen ekskludere et medlem når særlige forhold giver anledning dertil. Bestyrelsens beslutning herom kræver dog at mindst 2/3 af bestyrelsens medlemmer har stemt for eksklusionen.
Stk. 4b
Vedkommende skal, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse, have haft lejlighed til at fremføre sit forsvar og medlemmet kan kræve at spørgsmålet om eksklusion afgøres førstkommende generalforsamling. Bortvisning er gældende indtil beslutningen konfirmeres på generalforsamlingen.
Stk. 5
Endelig kan et medlem ekskluderes, når det efter forslag fra mindst 2/3 af fremmødte medlemmerne vedtages på en generalforsamling.
Stk. 6a
I alle tilfælde, hvor en eksklusion skal behandles på foreningens generalforsamling, har vedkommende medlem krav på at få meddelelse herom senest 3 dage før generalforsamlingen afholdes, ligesom medlemmet har adgang til denne med ret til at forsvare sig.
Stk. 6b
Spørgsmålet om eksklusion skal optages som et selvstændigt punkt på dagsordenen.
Stk. 6c
Et medlem, der er ekskluderet i henhold til en generalforsamlingsbeslutning, kan kun optages som medlem ved en ny generalforsamlingsbeslutning.
7§ - Ordinær generalforsamling
Stk. 1
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
Stk. 2
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af Februar måned.
Stk. 3
Ekstraordinær generalforsamling skal afholde, når et flertal af bestyrelsen finder det påkrævet, eller når mindst halvdelen af medlemmerne sender skriftlig begæring herom til bestyrelsen vedlagt en dagsorden.
Stk. 4
Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter, som alle skal godkendes af generalforsamlingen: 1. Valg af dirigent og referent 2. Valg af stemmetællere 3. Forpersonen's beretning 4. Fremlæggelse af reviderede regnskab, samt budget for kommende år 5. Indkommende forslag 6. Valg af Forperson i lige år 7. Valg af Næstforperson i ulige år* 8. Valg af Menig bestyrelsesmedlemer, hvert år. 9. Valg af Kassér, hvert år. 10. Valg af Revisor, hvert år 11. Fastsættelse af kontingent 12. Eventuelt
Stk. 5
Generalforsamlingen indkaldes med mindst 14 dages varsel enten ved skriftlig meddelelse til medlemmerne eller ved opslag på foreningens hjemmeside (www.espergærderollespil.dk).
Stk. 6
Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset det fremmødte antal medlemmer. På generalforsamlingen afgøres sagerne ved almindeligt stemmeflertal, dog kræves til ændring af vedtægter 2/3 flertal af de afgivende gyldige stemmer. Skriftlig afstemning skal finde sted når ønske herom fremsættes.
Stk. 7
Alle aktive medlemmer har stemmeret. Gyldigt medlemsskab giver adgang til generalforsamlingen.
Stk. 8
Der føres referat over vedtagne beslutninger. Denne underskrives af generalforsamlingens dirigent og er bevis for, hvad der er vedtaget.
Stk. 9
Bestyrelsesmedlemmer der er på valg skal tilkendegive ved indkaldelsen om de modtager genvalg.
8§ - Ledelse
Stk. 1
Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsentere foreningen i alle forhold. De vedtagne beslutninger og fortagende handlinger forpligter foreningen i henhold til vedtægterne. Forpersonen tegner foreningen.
Stk. 2
Posterne som forperson, næstforperson, og kasserer kan kun besættes af medlemmer der er formueretslig myndige.
Stk. 3
Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
Stk. 4
Bestyrelsesmøder indkaldes når forpersonen eller 2 bestyrelses medlemmer ønsker det.
Stk. 5
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når forpersonen, næstforpersonen, samt minimum 1 bestyrelsesmedlem er til stede.
Stk. 6
På bestyrelsesmøderne afgøres sagerne ved almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er forpersonens stemme afgørende.
Stk. 7
Bestyrelsen er i alle tilfælde ansvarlig overfor generalforsamlingen.
Stk. 8
Der føres referat over bestyrelsesmøderne, som godkendes af bestyrelsen. Medlemmerne kan på forlangende få adgang til at se referaterne.
Stk. 9
Bestyrelsen udfærdiger forretningsordenen for foreningen.
Stk. 10
Bestyrelsesmedlemmerne har tavshedspligt angående personsager.
9§ - Kapital
Stk. 1
Det påhviler bestyrelsen at skaffe den til foreningens drift nødvendige kapital, dels gennem kontingent fra medlemmerne, dels gennem kommunal støtte og eventuel sponsorstøtte.
10§ - Opløsning
Stk. 1a
Opløsning af foreningen kan kun ske efter en beslutning herom på en særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling.
Stk. 1b
Til dennes beslutningsdygtighed kræves, at mindst halvdelen af foreningens medlemmer er til stede, og til forslaget vedtagelse kræves, at mindst 3/4 af de afgivende stemmer er for forslaget.
Stk. 2
På generalforsamlingen besluttes desuden hvorledes der skal forholdes med foreningens aktiver og passiver. Dette kan afgøres ved almindeligt stemmeflertal.
Stk. 3
I tilfælde af opløsning skal den formue, der er i behold, anvendes til støtte af nærliggende foreninger i Danmark med tilsvarende formål.
11§ - Vedtægtsændringer
Stk. 1
Forandringer af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling når mindst 1/3 af foreningens medlemmer er til stede og når mindst 2/3 af de afgivende stemmer er for forslaget.
Stk. 2
Opnås flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig kan bestyrelsen inden 3 uger med sædvanligt varsel indkalde en ny generalforsamling. Hvis også 2/3 af de på denne generalforsamling afgivne stemmer er for forslaget, er dette vedtaget uanset hvilket antal medlemmer, der er til stede.
12§ - Regnskab
Stk. 1
Regnskab for det foregående år, indeholdende resultatopgørelse og balance per 31. december, aflægges af bestyrelsen inden den ordinære generalforsamling og senest den 1. februar, hvor det overdrages til revisor.
Stk. 2
Det reviderede regnskab, underskrevet af kassereren og forpersonen, samt forsynet med revisors påtegning, fremlægges til godkendelse på foreningens ordinære generalforsamling.
13§ - Revision
Stk. 1
Revisor skal hvert år i januar gennemgå det samlede regnskab og påse at beholdningerne er til stede. Regnskab og status underskrives af revisor.
Stk. 2
Revisor har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdning.
§13 - Tegningsret
Stk. 1a
Bestyrelsen kan frit foretage alle dispositioner i foreningen, dog skal udgifter på mere end 3.000 godkendes på generalforsamlingen ved flertal.
Stk. 1b
Økonomiske forpligtelser og udgifter på mere end Kr. 500 skal godkendes af både kasserer og forpersonen. Forpersonen kan dermed ikke forpligte foreningen økonomisk uden forudgående godkendelse fra kasseren og omvendt
Stk. 2
Bestyrelsen kan give et foreningsmedlem eller bestyrelsesmedlem fuldmagt til at forpligte foreningen økonomisk, dog til et maksimalt beløb på 3.000 kroner uden forudgående godkendelse på generalforsamlingen.
Stk. 3
Medlemmer og bestyrelse hæfter ikke personligt og solidarisk for foreningens økonomi -og forpligtelser.
§14 - GDPR
Stk. 1
Foreningen, er underlagt databeskyttelsesforordningen (GDPR). Derfor har foreningen pligt til at overholde forordningen, samt principperne om god databehandlingsskik. Espergærde Rollespil, deler aldrig medlemmers data med tredjeparter. IT Services der benyttes skal også overholde god databehandlingskik. Hvis du er over 18 år, giver du ved indmeldelse i foreningen desuden samtykke til, at foreningen deler dine personoplysninger med Rigspolitiet i forbindelse med indhentning af børneattest.